一开始，创业公司的创始人身兼数职，其中之一就是簿记。虽然大多数创始人的职业不是簿记员，但他们会尽其所能保持财务井然有序。
问题是，当一家初创公司的规模和复杂性不断增长时，Excel 电子表格和一些深夜不再足以让账簿井井有条。低效的簿记做法不仅仅会带来税收或审计时间方面的麻烦。随着公司规模的扩大，糟糕的簿记可能会导致日常头痛。
低于标准的簿记也可能意味着创始人错过了隐藏的增长机会和改善业务成果的方法。
那么你怎么知道什么时候停止引导你的启动簿记呢？如果下面的迹象听起来很熟悉，那么是时候认真对待财务管理了。
标志 1：您没有保留足够的财务记录
良好的簿记涉及将所有初创公司的财务交易记录至少保存三年或在某些情况下更长时间。美国国税局和财务审计员都会要求您证实——即提供证据——总账上的每笔交易。如果你不能，你可能会错过税收减免。
虽然投资者在为您提供资金之前可能不会逐行查看您的账簿，但他们会要求您提供过去三年或更长时间的财务报表。Excel 电子表格中的基本现金制簿记不会为潜在投资者提供他们需要的数据。通常，创始人在投资者推销之前就意识到他们的财务管理不佳——这不是争先恐后整理账簿的最佳时机。
常见的记录保存问题
财务记录保存出错的方式有很多种。例如，假设您和您的联合创始人保留收据。这很好，但是有一个问题。收据是纸质的，记账是数字化的。当纳税季节到来时，您将不得不检查一年的纸质收据，以确认每笔费用都已记入财务报表。
你的创业公司越大，你拥有的团队成员越多，你在纸质会计任务上浪费的时间就越多。投资财务管理基础设施是个好主意。这样，您就不必聘请会计师来清理账簿。此外，改进您的会计系统将减少您花在财务审计或营业税申报表上的时间。
财务记录不足怎么办
保留所有支持收入、扣除或年度纳税申报抵免的原始文件。美国国税局对此有一些方便的指导方针，但基本的财务记录应包括：
收据
银行对账单
薪资记录
发票
如果您要维护纸质或手动电子表格簿记系统，请尽快在收据背面记下费用的详细信息。还要记下您会见的客户或投资者的姓名、会面的原因和日期。
我们建议使用像Expensify这样的工具以电子方式管理您的收据。使用 Expensify，您可以拍摄收据照片、上传并输入您需要记录的所有相关信息。这样一来，一切都保存在一个地方，很容易记录在你的书中。
标志 2：您没有在月末后迅速执行银行对账
每个企业都必须在月末后迅速将银行对账单与会计记录进行核对，因为您的银行对账单提供了对您的银行活动的第三方验证。我们建议在银行对帐单在线可用后立即执行对帐。
当您执行银行对账时，您将会计记录（“账簿”）中的每笔现金账户交易与银行对账单进行比较。如果交易不匹配，您需要找出原因。常见的对帐问题有几种类型，例如支票到月底还没有过账到银行账户。
这听起来可能不是对任何创始人时间的最佳利用，但它至关重要。如果您不及时将账簿与您的银行账户核对，您的财务报表可能不正确。
展望未来，您做出的每项商业决策都将基于有缺陷的信息，并且您向投资者（未来或现在）提供的数字将是不正确的。如果您的财务报表不正确，您的纳税申报表也会有错误。总的来说，这是您只想在第一次就做对的事情，这样就不会产生负面的多米诺骨牌效应。
在对账和簿记方面寻求帮助？
糟糕的簿记会影响日常运作
不核对账目也会影响您的初创公司的日常运作能力。例如，假设您在 Excel 电子表格中制作书籍。您在 12 月 15 日向供应商下订单并同意在 30 天内支付 500 美元。您增加应付账款并将金额过帐到材料费用。到目前为止，一切都很好。
1 月 15 日，供应商向您发送电子邮件并声明 500 美元的发票尚未支付。为了与您的供应商保持良好关系，您立即支付 500 美元。
因为您没有执行 12 月 31 日的银行对账，所以您没有注意到发票已经支付，并且您没有在您的会计记录中过帐付款。账本和你的银行账户不平衡。
当您执行银行对账时，您会发现许多对账项目：您需要处理的银行对账单和会计记录之间的差异。您推迟执行对帐的时间越长，事后进行更正所需的时间就越长。此外，银行对账是发现欺诈交易的最佳方式，例如未经授权扣款到您的账户。
如何处理协调项目
与您的商业银行账户集成的簿记软件使账簿核对变得更加容易。但如果您想手动进行每月银行对账，请按照以下步骤操作：
验证每笔银行交易都已过帐到总帐。
收集当月的所有原始文件（纸质收据、采购订单、付款通知等）。
将源单据中的每个金额与您在第一步中过帐的交易相关联。
接下来，查看当月的会计记录和银行对帐单之间的差异。典型的核对项目包括尚未结清的支票和无法轻易识别的交易。
一旦您核对了这些项目，将更新后的信息发布到总账。
最后，制作一份银行对帐单，记录您所做的更改，并记录所有未对帐的未对帐项目。
标志 3：你有现金流问题
如果财务报表显示您在赚钱，但您的银行账户资金不足，则说明现金流有问题。负现金流可能有多种原因，包括簿记不当。
不管是什么原因，每个企业家都需要掌握现金流。现金流管理不善会导致：
围绕燃烧率和跑道的错误计算。
无法支付工资或承担责任。
投资者利益损失
现金流问题怎么办
首先核对账目，重点关注应付账款和应收账款。如果应付账款杂乱无章，您可能会在不知不觉中多次付款。制定一个程序，将应付账款明细与现金支付进行比较。这将帮助您在每次用现金支付未付发票时减少应付账款。
同样，马虎的应收账款工作可能会导致数月未付的发票。您的企业应该有正式的现金收款政策。例如，您可以在发票已满 30 天时向客户发送电子邮件，而在未付账单已满 45 天时致电客户。这可以加快收款速度。
核对账目后，请考虑使您的发票系统自动化。这减少了发票错误和延误，更快地开具发票，并提供有关谁迟交的数据。它还可以更轻松地收集逾期发票。我们向希望在后台实施发票系统的客户推荐Bill.com 。
记住，现金流问题并不总是源于簿记问题。如果你的记账能力很好，但仍然没有现金，那么你的商业模式可能会有更大的问题。
标志 4：您没有正确使用会计科目表
会计科目表是您在业务中使用的每个帐户的列表，以及相应的帐号。正确设置账户很重要，因为它们用于过帐每笔会计交易，并最终生成财务报表。
对于企业家来说，这可能感觉像是一项毫无意义的练习。但对交易进行分类意味着您将能够根据会计科目表中的逻辑编号系统汇总收入和支出。这不仅可以让您更好地制定预算，而且对于想要了解您的收入流实力及其产生利润的潜力的投资者也很有用。
如果不对交易进行分类，很容易记错账，或者记多次。您最终可能会被美国国税局罚款，或者不得不向税务会计师支付高额费用来解决问题。
如何处理设计不当的会计科目表
一个好的会计科目表对企业很有意义——SaaS 业务的会计科目表与牙医诊所的会计科目表有很大不同。
当您的初创公司规模和复杂性不断增长时，您可能需要考虑使用更精细的编码系统来按部门分组费用。根据类型。
良好的簿记是积极的业务管理的一部分
财务管理对于了解您的初创公司的业绩至关重要。虽然一开始您可能会使用简单的现金收入现金支出电子表格，但任何梦想获得 A 轮融资的初创公司都需要让他们的账簿保持良好状态。
良好的财务习惯意味着您将能够制定预算，根据事实而不是错误做出决定，并制定长期计划。了解何时开始投资专业簿记服务是积极主动的业务管理计划的一部分，可以为您的未来发展做好准备。
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