如何提交 1099-NEC 表格？加州公司报税|注册公司|财务外包|代理记账

确保纳税年度的顺利进行对于各种规模的企业而言都至关重要。在这个过程中，企业必须向适用的美国供应商、承包商和自由职业者发放1099-NEC表格。然而，确定谁需要获得这个表格以及如何正确完成这一过程可能会带来一些挑战。

确定谁需要提交1099-NEC表格

W-2表格主要用于记录公司员工在特定年份内的工资收入，而1099-NEC表格则主要涉及供应商、独立承包商和自由职业者在给定年份内的收入。法律规定，所有企业都必须向相关的供应商、独立承包商和自由职业者发放1099-NEC表格，并在1月31日之前提交给IRS。适用的供应商范围包括个人、独资经营者、合伙企业，以及一些有限责任公司（LLC）。 

要正确提交1099-NEC表格，您需要确保获得每个供应商、承包商和自由职业者的姓名、地址、支付金额和纳税人识别号（例如社会保障号或雇主识别号）。美国供应商、承包商和自由职业者通常会在与您公司开始工作之前填写W-9表格，以提供相关信息。 

许多企业选择使用薪资提供商（如Gusto、Rippling、Justworks或Deel）来处理整个流程。这些提供商负责在年末进行W-9信息收集、付款跟踪以及1099-NEC表格的归档和分发。

提交1099-NEC表格的例外情况

尽管企业必须向美国供应商、承包商和自由职业者发放1099-NEC表格，但也存在一些例外情况：

• 如果企业在整个纳税年度向供应商、独立承包商或自由职业者支付的费用少于600美元，则无需向其发送1099-NEC表格。

• 对于C型公司或S型公司的供应商，一般情况下无需发放1099-NEC表格，因为所有者或股东与企业分开纳税。唯一的例外是律师费，无论律师事务所的税务分类如何，向律师事务所支付的款项仍须遵守1099-NEC报告要求。

• 对于外国/国际供应商、独立承包商或自由职业者，不需要发放1099-NEC表格。相反，如果是个人，外国供应商或承包商应填写W-8BEN表格，而实体则应填写W-8BEN-E表格。尽管这些表格不需要提交给IRS，但应保留在公司记录中，以备IRS要求时使用。

• 如果使用信用卡、借记卡、礼品卡或第三方支付网络（如PayPal或Stripe）向供应商、承包商和自由职业者付款，发卡机构或支付处理机构将通过1099-K表格报告这些交易，因此不需要额外报告。

签发1099-NEC表格的最佳实践

为了避免在关键的纳税截止日期之前出现混乱，企业可以采取以下最佳实践：

• 在与美国供应商、承包商和自由职业者合作之初，要求他们立即填写W-9表格。这样可以确保在签发1099-NEC表格时拥有所需的所有信息。

• 定期检查所有银行账户和其他工具，以查看整个纳税年度向个人供应商、承包商和自由职业者支付的现金、支票、直接存款和电子资金转账金额是否超过600美元。 

• 如果不确定某个供应商、承包商或自由职业者是否需要1099-NEC表格，采取谨慎行动，并将其视为潜在的1099接收者。无意中向他们发送1099-NEC表格的成本远低于丢失表格的成本。

• 一旦建立了潜在的1099供应商、承包商和自由职业者列表以及向他们支付的金额，请与报税员分享这些信息，以便代表您提交1099-NEC表格。

• 通过主动从供应商、承包商和自由职业者那里收集所需的相关信息，并跟踪他们全年的薪酬，可以使您在报税季节到来时处于领先地位。

• 如果您仍在寻找报税服务，ZF经验丰富的税务专业团队将为您提供帮助，确保您的企业在税务方面遵循最新的法规和最佳实践