如何选择一款记账软件#加州记账公司|代理记账|财务外包|公司报税

很久以前，会计师们用纸和笔记录信息，将公司的账簿保存在专门设计的分类帐中。如今，计算机早已取代了这种老式的记账方法。事实上，有许多软件平台专门设计用于此目的。

为了选择适合您业务的正确记账软件，您需要权衡许多重要因素。现在进行仔细考虑将有助于您选择一款能够支持您业务多年的软件系统。现在，让我们深入了解需要考虑的重要因素。

一个快速说明：人们经常将“会计软件”和“记账软件”这两个术语交替使用。大多数用于记账的软件程序都包含强大的会计工具，因此可以交替使用这两个词。但是，这两个领域本身是不同的。 

因素1：易用性

学习时间

尽管所有的软件程序都需要一些时间来掌握，但某些程序比其他程序更直观。如果操作系统的人是一名记账新手，选择一个既简单又包含支持的平台，如教程、指南和实时帮助。如果您很幸运地拥有一名经验丰富的会计师，可以考虑选择他们已经熟悉的工具。这样可以最大程度地减少实施的麻烦。

可访问性

访问是另一个重要的可用性因素。基于云的记账软件允许您从几乎任何地方登录。事实上，许多基于云的平台都包括应用程序，让您可以从移动设备访问您的账簿。另一方面，桌面记账软件只能使用安装了该软件的计算机访问。 

权限

一些记账软件包限制可以访问您账簿的用户数量。如果您有多个办公室或外部财务顾问，请确认您考虑的记账软件是否允许这些人设置账户。 

因素2：记账软件功能

您的企业规模、您销售的产品或服务类型，以及您对内部与第三方处理的偏好都将影响您需要从记账软件中获得哪些功能。任何像样的记账程序都将支持基本的交易，例如发票和支出。 

以下是您可能需要从记账软件中获得的更高级功能的一些示例： 

薪资。如果您有员工，某人将必须管理薪资处理。如果您选择让您的会计师管理您的薪资，您将需要具有强大薪资功能的记账工具。另一个选择是使用与您的记账软件集成的第三方工具来管理薪资，比如 Gusto。这样，您所有的信息都记录在一个地方。

库存。销售实物产品的企业肯定需要一种跟踪和管理库存的方式。最理想的方式是选择一个具有内置库存管理支持的记账平台。

订阅。许多服务公司，特别是 SaaS 公司，通过订阅销售其服务。这样的公司肯定需要一种简化订阅管理的记账系统。例如，您需要一个平台，每月都可以自动生成订户的发票，而只需进行最少的手动干预。

销售税。在您只在一个司法管辖区销售产品时，设置、收取、跟踪和支付销售税就已经够复杂的了。在多个州销售产品的公司（几乎包括所有的电子商务公司）肯定需要一个出色的销售税管理系统。一个大型的电子商务公司可能需要一个单独的销售税软件包。但是请确保您的记账软件可以与该软件包集成。销售税情况较为简单的企业可能只需使用具有足够强大的内置销售税管理系统的记账软件。

因素3：可扩展性

从一个记账工具切换到另一个通常是一个后勤噩梦。这就是为什么选择一款能够适合您今天和将来业务的记账软件非常重要。考虑您的目标，然后决定您需要从记账软件中获得哪些支持来支持这些目标。

例如，如果您计划在几个不同的州开设办事处，您将需要一款具有多州薪资支持和足够多用户访问权限的记账软件平台来支持您的每个办事处。

许多较好的记账软件包有不同的版本，每个版本都建立在相同的基本软件程序上。随着业务的增长，您可以在需要时快速轻松地将您的记账软件升级到下一个版本。这个系统的美妙之处在于您不需要为您不使用的功能付费。但是当您确实需要更多高级功能时，添加它们是无痛的。

因素4：兼容性

除非您昨天才刚刚启动您的业务，否则您可能已经拥有了现有的财务管理结构。您可能已经有一个或两个企业银行账户、贷款、信用卡，甚至可能有一名会计师 - 即使您只在报税时与他们交谈。

选择一个能够与您现有系统平滑集成的记账软件系统非常重要。如果您有会计师或其他财务顾问，并且希望继续使用他们，这一点尤为重要。如果您选择的记账工具与他们在自己办公室使用的工具相匹配（或者至少是他们熟悉的工具），您的生活将变得更加轻松。 

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您还需要考虑设置新软件解决方案所需的条件。一些优秀的记账软件工具非常复杂，需要复杂的技术技能才能启动。如果您没有专门的 IT 人员，这意味着需要雇佣人员来进行设置。如果您以后遇到技术问题，您将需要找到专家为您解决。另一方面，如果您有一个熟悉那种复杂软件的 IT 人员，那么对您来说可能是一个很好的选择。 

因素5：价格

当您完成了上述所有因素的考虑后，您可能已经将搜索范围缩小到只有几个记账软件选项。此时，是时候考虑您的预算能够容纳哪些内容了。一般来说，软件越专业，功能集越高级，您可以期望为您的记账软件支付的费用就越多。您可能最终需要在某些功能上做出妥协，以使您的软件价格合理。

例如，您可能希望拥有最好的库存管理软件，但发现功能最强大的库存管理支持的记账软件超出了您的预算范围。在这种情况下，看看是否还有其他可能性。许多记账软件包都可以与许多第三方应用程序集成。也许您最好选择一个没有出色库存管理但与稳固的库存管理应用程序集成的记账软件。

另一种解决方案

在您为一套您自己将管理的记账软件系统付款之前，请考虑这是否真的是您辛苦挣来的美元的最佳用途。雇用 ZF 管理您的记账可以帮助您避免设置和维护您自己的记账系统的麻烦。 

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您不必担心自己管理账簿，也不必找到并雇用一名内部会计师，因为您将获得一套强大的记账软件系统和一名出色的会计师，都集于一个易于使用的服务中