加州#洛杉矶初创公司记账服务:为什么您的小型企业应该投资应付账款软件

应付账款软件是您的企业可以用来管理账单支付和维持现金流的最重要工具之一。随着您的成长和需要支付更多供应商的费用，手动支付供应商账单会变得更加耗时、繁琐且容易出错，从而影响业务效率并阻碍您的财务增长。

正确的 AP 软件可以帮助您掌握供应商付款并跟踪发票和费用，而无需一张纸。如果您进行研究并明智地选择，应付账款软件根本不需要花费您任何费用。

什么是应付账款？

应付账款（有时称为“AP”或“A/P”）是您的企业因您购买但尚未支付的服务或商品而欠债权人和供应商的短期债务。

例如：如果您为小型企业购买材料、租赁货车或分包木匠为您建造办公桌，这些商品和服务的付款都称为应付账款。

使用应付账款软件处理业务账单的好处

当您刚开始开展业务时，您可以手动向供应商付款。

你得到一张发票，填写一张支票，签名，放入信封，盖章，然后通过普通邮件发送。然后，一周后，如果你想确保支票到了，你可以进入你的银行账户，看看它是否被存入，或者你打电话给你的供应商来查明。

除了支票，您还可以在日历上设置账单到期时间提醒，并记住每次都进入您的银行账户并进行汇款。

如果您有一个、两个甚至三个供应商，您可以这样做。但随着业务的增长和交易量的增长，您会发现自己难以手动管理所有账单。很快您就会发现，您花在发送付款、跟踪付款、联系供应商和注册这些费用上的时间都是以经营业务为代价的。这就是 AP 软件发挥作用的地方。

节省时间，减少工作量，提高效率

使用 AP 软件，您可以利用集中式在线平台自动执行许多您通常会浪费宝贵时间执行的任务：

当您将这些任务转移到在线平台时，您可以简化流程并将手动操作减少到最低限度。

以下是使用应付账款软件的简化支付工作流程示例：

Rachel 经营着一家小咖啡店，每周从她的供应商“Carefree Coffee Inc.”那里购买相同数量的咖啡。对于咖啡，她开出了 400 美元的发票，交货后两周到期。该过程如下所示：

Rachel 在软件中设置了她的帐户和付款方式。当她开始使用它时，她只需要做一次。

她上传发票、输入发票，或者更好的是——允许软件与她的会计平台（如 QuickBooks）同步并自动导入未结发票。

然后，Rachel 所要做的就是选择发票并安排在所需日期交付付款。 “Carefree Coffee”的付款将在预定日期支付，而 Rachel 无需做任何其他事情。

现在，真正的魔力来了：许多应付账款软件可以自动更新会计软件上的付款，所以瑞秋甚至不需要更新她的账簿。

一些 AP 软件甚至允许设置定期付款，因此如果 Carefree Coffee 的订单始终相同，Rachel 可以只安排一次她未来的所有付款。

只需使用应付账款软件，像 Rachel's 这样的企业就可以节省高达 40% 的账单支付时间。

将错误和欺诈风险降至最低

欺诈是企业主最关心的问题。 2020 年，高达 74% 的企业成为支付诈骗的目标，支票以压倒性优势 (66%) 成为最容易受到欺诈的支付方式。

即使我们将欺诈放在一边，手动管理付款也是错误的沃土：纸质文件会丢失或放错地方。手动书写数字和日期会导致拼写错误。有时，人们只是忘记发送支票或更新书籍。

以下是应付账款软件如何将这些潜在错误的风险降至最低：

您的所有支付行为都会自动记录在一个集中式平台上，因此是可追溯和可追踪的。因此，您不会错过发票或意外支付同一张发票两次。

您可以通过将软件与您的会计平台同步来消除来自冗余数据输入的错误。

您可以提前安排在线支付，并准确决定他们何时外出，以避免延迟或错过付款的风险。

如果您的 AP 软件具有批准工作流程功能（并且应该），您可以通过让其他人批准付款来使用它来添加另一层安全和控制。

更好地管理您的现金流

最佳现金流管理的原理很简单。尽可能早地获得付款并尽可能晚地付款，而不会有延迟付款的风险，从而更长时间地持有您的现金。

这是支票和蜗牛邮件的问题 - 你知道什么时候发送它们。你真的不知道他们什么时候到。因此，作为预防措施，您必须提前发送它们，但这也不是 100% 万无一失的。

应付账款软件可以帮助您改善现金流管理，让您“一劳永逸”，同时将标记的日期打到您希望它到达的确切日期。

您只需提前选择付款到达的日期，安排它，就是这样。付款将交付给您的供应商，资金将按时从您的银行账户中扣除，不会过早。

与您的会计师或簿记员更好地合作

假设您正在与会计师或簿记员一起工作。在这种情况下，您的工作关系有时会变得杂乱无章且效率低下——从通过电子邮件发送纸质发票、通过笨拙的付款审批程序到手动、浪费时间的数据输入。

当您使用优秀的应付账款软件时，它可以极大地改善您与会计专业人员的合作方式。它还可以通过消除您付钱给会计师做的一些繁重的工作来为您节省金钱：

您的会计师可以自行访问您的软件帐户、执行操作，并更好地了解您的财务数据和账单支付状态。

您无需向您的会计师发送任何发票或文件；您和您的会计师都可以访问上传到软件中的每张发票。

您和您的会计师之间有完全的可见性和透明度。您可以查看您的会计师采取的任何行动并实施批准工作流程，以更好地控制您的会计师为您所做的事情。

当您将应付账款软件与会计平台同步时，您的会计师无需手动将付款数据输入您的账簿。

恭喜！您决定使用应付账款软件。现在是进行下一步的时候了 - 上网并研究适合您的软件。