美国国税局要求所有企业保留基本财务记录，以便准确跟踪总收入、采购、支出和其他交易。您的记录保存系统的确切性质取决于您，但设计良好的小型企业簿记系统将使您的财务信息井井有条，便于报告，并随着您的业务增长而扩展。
选择现金或权责发生制
年收入低于 500 万美元的企业可以使用现金会计或权责发生制会计来跟踪资金流入和流出企业的方式。
现金会计在企业收到资金时记录收入，在企业支付时记录费用。这与个人平衡支票簿时使用的会计方法相同。
权责发生制会计在获得收入时记录收入，这可能比客户实际支付业务时间早得多。同样，费用在企业发生时记录，而不是在支付时记录。
几乎所有的新企业都最好使用权责发生制，原因有二。首先，由于权责发生制在尽可能早的时间记录交易，它允许企业跟踪应付账款和应收账款。这可以为企业的盈利能力提供更现实的观点。
其次，一旦企业的年收入达到 500 万美元，无论如何都需要使用权责发生制。如果企业此时使用收付实现制，它将被迫改变会计方法，这是一个巨大的麻烦。
设立商业银行账户
为您的企业开一个单独的银行账户是各种规模企业的必备条件。确保所有业务交易都流入和流出此帐户，而不是您的个人银行帐户。同样，切勿使用您的商业银行账户进行个人交易。我们之前曾写过混合使用企业和个人账户会给您带来麻烦。
拥有专门的商业银行账户可以解决很多问题：
首先，您会知道该帐户中的每笔交易都是与业务相关的交易。
其次，您可以自动将交易信息从您的商业银行账户直接导入您的簿记软件。将您的企业和个人账户分开意味着您不必浪费时间将业务费用与非业务费用分开。
第三，将您的企业资金与您的个人资金隔离开来向美国国税局和其他当局表明您认真对待以公事公办的方式维护您的财务记录。
为小型企业选择簿记软件包
从技术上讲，企业可以使用 Excel 管理其书籍。理论上，他们甚至可以用笔和纸来完成。但是，实际上，簿记软件是所有企业的必备软件。日复一日手动打字或编写交易是对时间和精力的极大浪费，而且这种手动方法也很容易出错。一个基本的簿记软件解决方案并不是非常昂贵，并且可以在您节省的时间和您将获得的功能方面收回成本。
选择簿记软件包时，您需要权衡所需的功能、可用预算以及软件随业务扩展的能力等因素。QuickBooks Online，它是市场上最好的簿记软件平台之一，但也比其竞争对手贵一些。
创建会计科目表
会计科目表是您在簿记系统中设置的用于跟踪所有财务活动的科目列表。该图表构成了将整个簿记系统结合在一起的骨架结构。
会计科目表
大多数簿记软件包都会根据您的实体类型为您设置一个基本的会计科目表。但您可能需要调整此图表以更好地满足您业务的特定需求。每个账户都应该有账户名、类型（资产、负债、费用等）、描述和编号。
设置费用跟踪系统
如果您想保留准确的记录，则必须跟踪您的业务费用。交易收据通常以纸质或电子形式提供。纸质收据可以存储在像鞋盒这样简单的东西中，但最好让这些收据井井有条——无论是按日期、字母顺序还是其他一些系统。电子收据可以保存在您的计算机或在线存储系统中，例如 Expensify。
简化费用跟踪的一种简单方法是使用智能手机拍摄所有纸质收据的照片，然后将这些图像与电子收据一起存储。您可以手动或使用 QuickBooks 的专用收据照片功能执行此操作。这意味着您根本不必存储纸质收据。
无论您选择哪种费用跟踪系统，请确保它是一种可以让您在收到收据时轻松记录的系统。拖延将收据输入簿记系统意味着您将难以记住如何在以后或面临审计时正确地对交易进行分类。Teampay 在设置低费用费用跟踪系统方面有一些很好的建议。
准备您的银行对账流程
从您的银行自动导入您的交易可以节省大量时间，但这并不能消除银行对账的需要。这是将您的月度银行对帐单与您的会计科目表中的公司现金账户进行比较的过程，以确认两者都是准确的。
一个典型的对账过程如下：
获取银行对账单并添加任何未清项，例如尚未兑现的支票。将新的总数写在语句的底部。
查看银行对帐单的交易以检查是否有任何错误。如果发现错误，请立即联系银行。
在簿记软件中调整现金账户以反映银行产生的交易，例如服务费和利息支付。
理想情况下，更正后的银行对帐单余额和更正后的现金账户余额现在将相同。如果不是，您需要深入研究银行对账单和簿记账户交易，找出导致差异的原因。
如果您的银行对帐单总额与现金账户余额不匹配，则很难找到问题所在。如果您每个月都仔细核对您的账户，至少您可以将搜索范围缩小到过去一个月发生的交易。但是，如果您没有跟上对账，您可能需要聘请会计师来帮助您发现问题。
设置您的财务报告系统
报告可帮助您评估企业的整体财务状况。大多数簿记系统都有许多报告选项，但其中大多数对您的特定业务并不重要。您肯定希望生成并定期查看三种基本报告。
资产负债表
资产负债表是您企业在任何特定时间拥有和欠债的快照。资产负债表列出了企业的资产、负债和权益。
资产负债表报告提供贵公司的净值，让您轻松比较资产与负债。这使您可以计算企业的偿付能力和流动性比率；这些是评估您的企业是否处于良好财务状况的有效方法。
收入证明
也称为损益 (P&L) 报表，损益表显示您的企业在特定时期内的盈利情况。此报表将您的企业收入（您通过销售产品或服务赚取的钱）与您的企业支出进行比较。如果您的企业的收入多于支出，那么它就是盈利的；如果没有，那就亏了。
阅读您的损益表可以帮助您了解哪些活动的利润最高和最低，这可以让您了解您应该考虑扩展的领域以及您可能想要摆脱该特定产品或服务的其他领域，或者至少重组你的方法。
现金流量表
现金流量表告诉您您的企业在一定时期内收到了多少实际现金。这与损益表不同，因为损益表通常使用权责发生制编制，因此报表上列出的收入可能仍未支付。您的企业可能有巨额收入，但长期缺乏现金来支付账单。
您的现金流量表将显示您在某个时间点的现金流量是正数还是负数。您还可以将现金流量表与同期的损益表进行比较。如果您的现金流量一直低于您的收入，那么是时候弄清楚为什么您在收钱时遇到困难了。
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