加州公司如何报税|成立公司注意事项|关于国税局对收据留存的要求是什么？

作为企业主，您知道出于税收目的需要保留文件跟踪。但是你到底需要保留什么？如果您尽最大努力保留每张收据，以防万一，您可以放松一下。您不需要一个装满纸质收据的巨型文件柜来满足美国国税局的期望。

国税局收据要求并不像您想象的那么严格。虽然您确实需要跟踪您的费用，但您不需要存储每张收据的物理副本作为您的扣除证明。

让我们从基础开始。像您一样，您的企业是纳税人。每年，您的企业必须向美国国税局提交所得税申报表并支付任何欠税。您缴纳的税款与您的企业赚取的收入直接相关，减去对业务费用的任何税收减免。

您可以通过从您的收入中扣除合格的购买和费用来减轻您的税负。例如，如果您为您的企业购买了新的办公桌和计算机，您可以在报税时从收入中减去您在该设置上花费的金额。扣除会稍微减少您的收入，因此也减少了您的纳税义务。

如果您拥有所有必需的文件，则可以通过减税节省许多方面的费用。可扣除的费用包括：

请记住，仅凭收据不足以证明费用可以扣除。费用必须是出于商业目的，并且必须是 IRS 所说的“普通、必要和合理”——假期花费可能不符合条件。

如果您计划在纳税申报表中扣除业务费用，美国国税局要求您保留证明文件，显示您购买的物品、支付的金额以及购买时间。如果他们对您的报税表有任何疑问，或者您的报税表将来会被审计，您需要出示的记录称为营业税收据。

请勿将此类营业税收据与在特定州开具销售税的法律许可混淆，后者也可以称为营业税收据。

将支持文件视为一个广泛的类别——当涉及到费用时，您正在寻找一份详细的购买证明。这可能是打印的收据，但也可能是：

不要太执着于提供费用证明，以至于忘记记录收入。您还需要保留收入收据。这些可能是：

保留支持文件的要求是否意味着您的小企业必须找到一种方法来存储全年的每张纸质收据？一点也不！

当然，这些收据可能是纸质的，但也可能是更容易存储和组织的数字文件。

在不太可能发生的审计事件中，您需要手头有文件证据并且组织良好。那么存储所有文件和收据以准备任何潜在的 IRS 审计的最佳方式是什么？

当然是数字化的。

IRS 正在寻找的信息已经通过我们的数字银行对帐单、购买历史记录、信用卡对帐单和网上银行记录自动跟踪。即使是大额现金购买的纸质收据也不必存储为物理文件。许多金融应用程序会将纸质收据转换为数字收据，以便在您的大型文档管理系统中进行电子存储。

这些记录的数字副本足以满足 IRS 收据要求，这意味着您已经完成了大部分工作。这意味着您的记录保持无纸化并不需要太多努力。

要充分存储来自银行或商家的这些记录，您只需下载您的数字报表并将它们保存在分类文件夹中。如果您有时间和资源（并希望在簿记之前保持领先），您可以持续组织这些费用。到了纳税时间，如果您保留了记录，将更容易找到相关的扣除额。

然而，在文件方面有两个方面可能需要更多注意：现金和报销。

现金文件

与信用卡交易不同，现金购买更难追踪。没有自动生成的报表可以告诉您在何处以及何时花费了这笔钱，因此您需要记下您的现金去向。这就是为什么最好密切跟踪您的现金使用情况。

出于税收目的，大笔现金支出应始终附有明细收据。较小的现金购买不需要与较大的费用一样多的文件。

Cohan 规则允许纳税人扣除与业务相关的费用，即使收据丢失或放错地方——只要它们“合理和可信”。

这项裁决意味着美国国税局必须允许企业主扣除一些业务费用，即使他们没有所有这些费用的收据。这意味着如果您丢失了小额现金购买的收据，通常没什么大不了的。

报销

企业主代表企业使用个人信用卡或银行账户进行购买，然后从企业账户中收回款项的情况并不少见。像这样的报销也发生在大型组织中，而且是完全合法的。

只需确保您保留文件以显示报销以及有关购买物品、时间和金额的相关信息。您还需要包含清楚的详细信息，显示原始付款方式和报销金额。

一般而言，您应保留营业收据三年。在某些特殊情况下，国税局甚至可能要求您将收据保存长达六年。例如，如果您少缴税款超过 25%，您将需要长达六年的手头记录。

在某些情况下，您可以通过在线银行记录或商家网站挖掘往年的文件。但不能保证旧文档会存储在这些网站上，您将无法访问已关闭的帐户或已关闭或更改其网站的商店的记录。

存储收据的最佳做法是下载数字 PDF（如果可用）并将它们保存到每个月和年的文件夹中。可以使用数字收据应用程序扫描纸质收据。请记住，应该备份或保存该文件夹，最好是在易于访问的地方，以便在未来几年内可以访问它。