现金基础会计与权责发生制会计

什么是现金基础会计？

现金会计基础在收到现金时确认收入，在支付现金时确认费用。此方法不确认应收账款或应付账款。

许多小企业选择使用现金会计制，因为这种会计制维护起来很简单。很容易确定交易发生的时间（钱是存入银行还是从银行取出），而且不需要跟踪应收账款或应付账款。

现金法在追踪企业在任意时刻实际拥有的现金数额方面也是有益的；您所要做的就是查看您的银行账户余额。

此外，由于交易在收到或支付现金后才被记录，因此企业的收入在存入银行后才需要纳税。

总而言之，这里简要概述一下现金基础会计的优缺点：

现金基础会计的优点：

• 最简单的会计方法

• 快速显示您当前手头有多少现金

• 允许您出于税务目的额外控制您的支出和收入，因为只有在资金存入或流出账户时才会记录交易。

现金基础会计的缺点：

• 不显示您公司的负债或客户欠您公司的债务。因此，您可能会认为您的公司财务状况比实际情况更强劲（如果您有几张未付发票，则财务状况会更弱）。

• 根据美国国税局的规定，只有某些类型的企业才允许使用现金会计。如果您向客户提供信贷；如果您的总收入在前三个纳税年度中平均超过美国国税局要求的 30,000,000 美元；或者如果您需要保留库存以核算收入，则您不能使用此方法。

• 如果您决定改变或者随着业务的增长而需要改变，那么转换为应计制可能会很困难。  

什么是权责发生制会计？

在权责发生制会计中，收入和支出在发生时记录，无论实际收到或支付款项的时间。

例如，如果您在 2 月份为客户完成了一个项目，但客户直到 4 月份才付款给您，那么该项目的收入仍会在 2 月份记录 — 即使现金要到 60 天后才到账。由于这种方法可以让您更全面地了解企业的财务状况，因此它比现金法更常用。

此外，由于许多企业在发展过程中最终需要转换到权责发生制，或者因为它们想要吸引投资者，因此从一开始就采用权责发生制是非常有意义的。

然而，需要注意的一件重要事情是，权责发生制会计无法为您提供准确的现金流情况。如果您使用权责发生制会计，则需要密切关注现金流，以避免潜在的灾难性后果。

请注意，有些企业以现金制记账，但以应计制报税。一旦需要报税，他们就会采取措施将现金制会计转换为应计制会计。

以下是权责发生制会计的优缺点的简要概述：

优点：

• 更准确、透明地展示您的企业财务状况

• 帮助你做出更好的长期决策

• 避免在业务增长或纳税时从现金基础会计转换的必要性

缺点：

• 比现金基础会计更复杂，可能需要专业簿记服务或会计师的帮助。

• 与现金会计相比，存在更多的内部欺诈风险，因此需要一套控制系统

“记录交易”是什么意思

现金和应计方法都要求您在不同时间记录交易。但记录交易实际上意味着什么呢？

每家企业都必须在账簿上记录或写下所有财务交易，这个过程称为簿记。过去，这项工作都是手工在纸上完成的，但现在企业主主要使用簿记软件来完成这项工作。

如果您想在年底申报费用，则需要这样做。您需要一个集中的地方来汇总您的所有收入和支出（您需要这些信息来报税）。

市面上有一些不错的 DIY 记账选项。或者，如果您更愿意让别人为您记账，请查看 北美账房。

应计会计与现金会计的比较图

一个现实世界的例子显示了现金会计和权责发生制会计之间的差异

让我们看一个例子来了解现金会计和应计会计对底线的不同影响。我们将使用一家假设的网页设计公司，并检查一个月的交易。

假设您在一个月的业务中执行以下交易：

• 为本月完成的网页设计项目开具5,000 美元的发票

• 收到一张本月完成工作的 1,000 美元开发者费用账单

• 支付上个月收到的账单的 75 美元费用

• 收到客户上个月开具的 1,000 美元项目发票

采用现金基础法，本月的利润为 925 美元（1,000 美元收入减去 75 美元费用）。

采用权责发生制，本月的利润为 4,000 美元（5,000 美元收入减去 1,000 美元开发费用）。

如您所见，这两种方法得出的数字截然不同。这些差异在纳税时也同样适用——让我们来看看这家网络公司使用现金法或应计法时，其纳税情况会有何不同。

现金会计与权责发生制会计如何影响你的税务

现金会计和应计会计之间最显著的区别之一是，每种方法都会影响您的收入和支出记录在哪个纳税年度。

回顾一下，在现金基础会计中，收入是在你收到时记录的。在权责发生制会计中，收入是在你赚到时记录的。

为了说明这对税收的影响，我们假设上述交易发生在 2023 年 11 月至 12 月之间。使用权责发生制会计，如果您在 2023 年 12 月向客户开具 5,000 美元的发票，您会将该交易记录为您 2023 年收入的一部分（并因此需要纳税），即使您最终在 2024 年 1 月收到付款。

如果您使用现金基础，您将不会记录交易，直到付款到账，它将成为您 2024 年应税收入的一部分。

进一步阅读： 小型企业税务清单

软件中的现金基础和权责发生制会计

许多会计软件平台为用户提供选择现金或应计制会计的选项。

在 Quickbooks 中，您可以选择现金或应计作为会计方法。您还可以使用任一方法运行报告，以便比较每种方法的财务状况。

Wave 还提供现金和应计两种报告方式，但应计是默认的报告方式。您只需在报告类型菜单中选择选项即可切换到现金。

Bench 同时使用软件和人工记账，也提供两种记账方法，默认采用现金记账。如果需要，您可以请求对记账进行应计调整。

小型企业应该采用现金会计还是权责发生制会计？

如果您的企业是一家公司（ S 公司除外），并且过去 3 年的平均总收入超过 2500 万美元，则美国国税局要求您使用权责发生制。

如果您的业务不符合这些标准，您可以使用现金方式。

话虽如此，现金法通常更适合没有库存的小型企业。如果您的企业库存量很大，您的会计师可能会建议您采用权责发生制。

要更改会计方法，您需要提交表格 3115以获得 IRS 的批准。