美国加州#洛杉矶#湾区创业公司应该避免的 6 个年终错误

对几乎所有企业而言，最后一个季度都是关键时期。

除了在年底前达成交易并带来一些收入外，许多企业还在为即将到来的税收季节做准备，制定来年的计划，并为明年的预算奠定基础。 

尽管组织中的每个人都提前思考很重要，但有一些常见的错误很容易破坏你的努力，甚至让你落后于八分球。 

试点销售经理 Jake Fohn 和JustWorks人力资源顾问 Moses Balian 最近坐下来讨论了年度预算和预测过程，以及各种规模的企业在结束这一年时应牢记的关键税收考虑因素。 

这里有六个提示，说明您的 EOY 财务清单应包括哪些内容，这样您就可以避免在新的一年开始后的最后一刻的混乱和增加的麻烦。 

1. 不要等到提前计划

虽然肯定不会缺少需要从您的待办事项列表中删除的行动项目，但年度预算和预测过程应该是您的业务在任何给定年份的第四季度的关键优先事项。

杰克·福恩 (Jake Fohn) 描述说，他合作的许多公司都在推动新一年的预算编制或预测准备工作。当公司推出一些东西时，事情就会失去优先级。杰克强调，制定强有力的计划对于您的业务成功至关重要。

2. 与您的报税员沟通是关键

在年底用问题轰炸税务准备者可能会让人不知所措，尤其是在税收季节进入高潮之际。

Fohn 强调，虽然这是一个合规性问题，但请务必记住，这是一个非常季节性的业务，因此一旦您选择了报税员并开始与他们合作，请尝试以同情心领导。请注意，为您报税的人工作非常努力，而且他们很可能同时做很多事情。

3. 报税时不要合上账簿

在年底关闭您的账簿并为您的企业报税可能很诱人，但试图同时完成这两项工作实际上对您和您的纳税人来说都是非常有问题的。例如，报税员肯定想知道您的企业是使用收付实现制会计还是权责发生制会计，但在您真正结帐之前无法解决这个问题。

Fohn 说：“大多数人只是认为你可以一次性结束这一年——通过提取你的银行对账单、将其放入 Excel 电子表格并对其进行分类来完成 12 个月的工作。” “那对我不起作用。”

与其等到最后一分钟，不如确保你的书在每个月底都合上。要做的最重要的事情是要意识到，如果做得好，簿记会涉及很多工作。

即使你通常会在年底结账，但最近一个季度还没有这样做，加强你的初创公司的簿记并更定期地整理所有东西肯定会更好。  

如果你今天感觉落后了，未来也不会好转。除非你真正开始优先考虑它，让优秀的人参与其中，并在簿记领域花费大量时间，否则你不会做好更多的准备。

4. 不要过早发送 W-2 和 1099 表格

在向员工发送 W-2 表格并为供应商、承包商和自由职业者提交 1099 表格时，时间就是一切。

过早发送这些税务文件会给您或您的人力资源团队带来麻烦，尤其是在需要进行重要更改并与国税局共享时。例如，您可能需要对某些员工进行追溯性付款更正或对已支付的某些付款进行重新分类，例如最初记录为工资追补付款的奖金。 

Moses Bailan 建议不要过早提交，因为如果这样做，您可能必须发送一些 W-2C，即 W-2 更正。以 1 月 20 日为目标，让 W-2 出门。这个建议的截止日期也应该适用于您的 1099 表格，该表格最近进行了新的更改。在过去的几年中，雇主使用 1099-MISC 表格来报告向供应商、自由职业者和独立承包商支付的款项。美国国税局在 2020 年修订了 1099-MISC 表格，并指示企业改为使用 1099-NEC 表格报告非雇员薪酬。

5. 不要为国际承包商提交 1099 表格

代替雇用全职员工，企业通常会雇用海外承包商以降低成本并随着时间的推移有效地灵活扩展。 

对雇主来说，好消息是他们不需要向在国外完成所有工作且不是美国纳税人的国际承包商发送 1099 表格。在这些情况下，承包商将在其本国处理税务申报。 

国际独立承包商非常适合小型和成长型企业，因为只要将他们正确归类为承包商，这很简单——他们向您开具发票，您向他们付款，而且通常不会产生税务后果。 

由于必须向 IRS 提交 1099 表格的副本，因此无意中将此文件邮寄给独立承包商可能会使报税流程不必要地复杂化。该人可能没有用于提交的社会安全号码（1099 表格），并且在更糟糕的情况下，它只会与 IRS 产生一些完全不必要的来回。本身不会发生任何坏事；但这可能是浪费时间。

6. 开始制定明确的重返办公室政策或远程工作计划

COVID-19 大流行改变了人们对工作以及工作方式的看法。

临时居家令，以及阻止冠状病毒传播的集体愿望，迫使一些雇主关闭了实体办公室，并采取灵活的在家工作政策。当很明显远程工作无处可去时，一些员工搬到了离办公室更远的州、城市和社区。 

关闭实体办公室并允许员工远程工作的公司现在必须面对一系列令人生畏且有时令人不安的问题，这些问题并不总是有明确的答案。 

更具体地说，企业必须决定他们的办公室何时或是否应该重新开放，以及是否仍然占据旧址。即使办公室重新开放，企业也必须决定员工是应该每天都来上班，还是有更灵活的远程工作选择。  

无论您决定做什么，重要的是要仔细考虑这个问题，进行研究，收集员工的反馈，制定详细的计划，并在适当的时候明确传达。 

因此，开始研究解决方案，在中间会见员工，并收集一些反馈。就如何推进远程工作政策而言，最终决定权在领导层。

虽然你的公司可能并不总是有过错，但你也应该准备好接受在大流行期间搬到其他州的员工的询问和投诉。例如，假设您的公司位于旧金山，并且您有一名员工住在该市并在您的总部工作。如果员工决定在大流行期间永久搬到丹佛，他们应该成为科罗拉多州的远程员工。这一变化将确保他们的工资税——以及你支付的州失业保险金——是针对科罗拉多州的。 

如果员工更新了他们的家庭住址，但您没有更新此人的工作地点，您的薪资系统可能会假设该员工从丹佛到旧金山上下班。由于此人在您的工资单系统中被归类为加利福尼亚州雇员，因此该州的适用税款也将被预扣。在这种情况下，如果员工提交了加利福尼亚州的非居民纳税申报表和科罗拉多州的居民纳税申报表，则可能会要求员工在加利福尼亚州和科罗拉多州缴纳两次州税。 

最后的想法

在年底时在预算编制、预测和税务准备优先事项之间取得平衡可能具有挑战性，但获得一些指导并迅速采取行动可以产生很大的不同。